Agilité, pour surfer dans l’ère VUCA

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Agilité, pour surfer dans l’ère VUCA

Le VUCA, c’est quoi ça ?

Dans les dernières années, j’ai discuté avec plusieurs entrepreneurs ainsi que leurs collaborateurs les plus précieux. Sans avoir fait une étude très poussée, j’ai été à même de constater que, pour la plupart de ces entreprises pour qui l’économie est favorable il n’en demeure pas moins que plusieurs facteurs viennent entraver leur croissance. Si on est bien certain d’un élément, c’est que tout change. Pas juste un peu. Tout change, tout le temps.

À chaque minute qui passe, un nouvel outil, une nouvelle technologie, une nouvelle approche fait son entrée sur le marché du travail. Les entrepreneurs de ce monde sont de plus en plus essoufflés par ces changements qui s’opèrent instantanément. On veut faire autrement et se repenser, mais ça arrête quand? Ou au mieux, on commence par quoi?

Il y a quelques années, un ami à moi m’a parlé du VUCA qui se veut l’acronyme pour les mots anglophones versatility, uncertainty, complexity, ambuiguity. Donc, en français, on parlera de versatilité, d’incertitude, de complexité et d’ambigüité. Le terme VUCA a vu le jour dans les Forces armées américaines. Les pionniers du terme l’avaient élaboré pour décrire les contextes auxquels ils faisaient face lors de leurs différentes missions. Toutefois, vers les années 2000, le terme VUCA a fait son entrée dans le monde des affaires. Avec toutes les nouveautés qui émergent, cela fait en sorte qu’en tout temps, dans nos organisations, les choses sont versatiles, incertaines, complexes et ambiguës.

Du moment que l’on prend un temps d’arrêt et qu’on réalise que nous vivons bel et bien dans une réalité VUCA, comment peut-on y naviguer de façon plus douce tout en étant mieux préparé, informé et prêt à rebondir ?

Ma réponse

J’ai beaucoup réfléchi là-dessus dans les deux ou trois dernières années. J’ai cumulé les lectures, scruté les différentes approches managériales qui mettent à l’avant-plan les techniques que peut développer une entreprise et par le fait même, j’ai pu tester quelques outils à même le laboratoire merveilleux qu’est Chevrons Rouyn-Noranda. Entre actionnaires, il a été question d’élaborer des stratégies, étudier des techniques et tenter de voir si cela pouvait minimiser l’effet VUCA dans l’organisation. Après cette réflexion, il m’est apparu évident que la clé numéro un pour mieux apprivoiser et ainsi, vivre le VUCA, c’est sans contredit, l’agilité!

Vous me direz, c’est quoi ça exactement l’agilité? Ma propre définition est celle-ci : c’est le fait d’être vif, souple et j’oserais même ajouter qu’en bon québécois, on pourrait se servir de l’expression se « revirer sur un dix cennes » pour l’expliquer clairement. Près de deux ans se sont écoulés depuis que des changements significatifs ont été apportés dans mon super labo et je me permets aujourd’hui de vous les partager.

Amélioration continue

Si on recule dans l’histoire de l’entreprise, l’amélioration continue a toujours fait partie de l’ADN de Chevrons RN. Innover, améliorer les processus, etc. Lorsqu’on compare les statistiques, d’hier à aujourd’hui, on constate des avancées incroyables. La rapidité avec laquelle l’équipe peut réagir, autant au niveau de la production que de l’administration fait en sorte qu’il est plus facile de conserver une bonne avance par rapport à la compétition. Il a souvent été entendu par la clientèle que les délais sont difficiles à battre! La rapidité d’exécution à mon sens, permet de s’approcher de l’agilité opérationnelle.

Culture organisationnelle

Le deuxième élément est le changement de culture organisationnelle. Beaucoup de temps et d’énergie ont été accordés à monter une structure remplie de politique, procédure, marche à suivre, suivi, contrôle, voire même de surveillance pour s’assurer de ne rien échapper. Imaginez-vous le temps que ça prend à un dirigeant de jouer à la police? Cela fait en sorte qu’il est impossible de travailler sur les projets à valeur ajoutée pour l’entreprise. Depuis deux ans, l’organigramme a été démantelé. En nous inspirant de ce que Steve Jobs a dit, nous avons cru bon d’embaucher des personnes intelligentes, non pas pour leur dire quoi faire, mais s’assurer que ces personnes-là nous disent quoi faire! Fonctionner en équipe, décentraliser les prises de décision, abolir les politiques et régler les pépins du quotidien en temps réel ont fait en sorte que toute la gestion difficile du côté RH est tombé. Des équipes qui s’autorégulent, des gens qui travaillent ensemble en usant brillamment les forces de tout un chacun, ça aussi ça permet de s’approcher de l’agilité!

Écoute

En troisième lieu, l’entreprise s’est mise à écouter davantage. Pas seulement à écouter plus, mais à écouter mieux. Les gens sur le terrain savent bien mieux comment faire les choses; c’est eux qui le font à longueur de journée de toute façon. Il est important de leur laisser de la place. Les meilleures idées, bien souvent, viennent d’eux. Lorsque ça vient d’un membre de l’équipe, le plan d’action, la mise en place et les tests se font de façon bien plus rapide que si cela avait été une demande du PDG lui-même. Un pas de plus vers l’agilité!

Des rencontres, encore des rencontres !

Les rencontres quotidiennes, c’est la base. Prendre le temps de faire en sorte que chaque personne de l’équipe prenne un petit deux minutes pour se synchroniser et créer des ponts entre chaque personne de l’organisation, ça fait toute la différence. Chevrons Rouyn-Noranda faisait partie de ces entreprises qui ne voulaient pas faire de réunion. C’est trop long, ça prend trop de notre temps! C’est une entreprise de production après tout! Pour être efficace, il faut produire. Aujourd’hui, il est facile de confirmer que pour être efficace, et efficient, il faut se parler et s’assurer que tout le monde va dans la même direction. Un pas rapide vers l’agilité.

Et puis quoi après ?

Cliché vous direz, mais la confiance et la transparence sont des outils puissants. Puisque auparavant il était question de hiérarchie, tout reposait sur << le boss >>. Des grandes décisions aux réflexions jusqu’à la lourdeur de ce que la gestion d’une entreprise comprend, ça fait beaucoup. Mais le pire dans tout ça, ce sont les retombées plus souvent négatives que positives qu’engendrent le fait de tout prendre sur soi pour conserver un certain contrôle. Lors d’un annonce, comme le patron a tout décidé lui-même et que les membres de l’équipe n’en savent rien, cela à l’effet d’une bombe! Imaginez le visage des gens qui ne comprennent pas le processus décisionnel derrière ladite annonce. Les dégâts causés par ce genre d’événements sont néfastes sur l’esprit d’une équipe. Il en résulte souvent des discussions de corridors et des frustrations de part et d’autres. Se dire les vraies affaires, gérer ça en équipe, oser la vulnérabilité et avouer qu’on ne sait pas tout; un patron a le droit de faire ça. On embauche des gens qui nous plaisent et qui sont intelligents. Ils sont en mesure de prendre des responsabilités et d’aider l’entreprise à traverser les tempêtes. Confiance et transparence mutuelles; une autre avancée vers l’agilité organisationnelle.

Pour terminer, le dernier élément que j’ai envie de vous partager est celui-ci: assumez votre différence. Il est possible d’être différent et créatif tout en respectant l’ADN de son organisation. Je suis d’avis que ce n’est pas parce qu’on nous a appris quelque chose d’une manière X qu’il faut la répéter telle quel comme une recette toute faite vers le bonheur. On a le droit de faire autrement ou de se lancer avec des idées folles! Si ça nous ressemble : why not coconut! Chevrons Rouyn-Noranda a revu son affichage de poste, son canevas d’entrevues, ses évaluations de performances, etc. Comme les nouvelles méthodes sont aux couleurs de l’entreprise et reflètent bien la raison d’être et les valeurs de celle-ci, tout baigne !

Je pourrais poursuivre encore sur ma lancée. Des exemples concrets comme ceux mentionnés, j’en ai! Mais ce sont sans doute mes préférés qui aident à mieux surfer avec versatilité, incertitude, complexité et ambiguïté dans la réalité des entreprises.

Et toi, quel sera ton prochain pas?

Bénédict L-Deschamps

* Pour les curieux, voici une vidéo toute simple qui explique le VUCA *

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